Inloggen

Recent succesvol ingevuld - Office Manager

“Hou jij van organiseren, coördineren en ondersteunen en wil je werken voor een betekenisvolle organisatie? Zie je het als een uitdaging om zorg te dragen voor het gehele office management met een grote verscheidenheid aan taken? Reageer dan op deze vacature en wie weet worden wij collega’s!” - Andrea van Schie (Corporate Secretary bij DOB Ecology)

Veessen
32 - 36 uur
Officemanagement
HBO WO
Vast
Ervaren
Nieuw

Functie omschrijving

Proactief – Accuraat – Teamplayer – Zelfstandig – Communicatief vaardig (EN + NL) – Planmatig

De uitdaging

Geen dag is hetzelfde in deze functie. Op de unieke locatie van DOB Ecology in Veessen, “De Nijensteen”, waar de samenstelling van het team wisselt van 5 tot 15 medewerkers, is er behoefte aan een vast aanspreekpunt. Een ‘allrounder’ die het management ondersteunt bij praktische en ad-hoc zaken. Dat ben jij! Een ‘friendly face’ voor bezoekers, een vertrouwd gezicht voor alle collega’s.

Je werkt in deze functie intensief samen met o.a. de algemeen directeur, twee senior programma managers, de financieel directeur en de company secretary. Ook schakel je met de herbergiers van “De Nijensteen”.

Je takenpakket is zeer divers. Je bent een allround office manager met: organisatorische-, facilitaire-, secretariële-, HR-, financiële- en communicatie verantwoordelijkheden. Het takenpakket bestaat o.a. uit de volgende werkzaamheden (in willekeurige volgorde):

  • Agendabeheer van de Directeur;
  • Organisatorische ondersteuning bij (grotere) bijeenkomsten van het DOB Ecology team;
  • Ondersteuning bij (voorbereidingen van) vergaderingen met Raad van Advies (4x per jaar);
  • Ondersteuning bij (online) communicatie met de DOB Ecology partners;
  • Meedenken over, en bijdragen aan, uitvoering van communicatiestrategie, inclusief website;
  • Organisatie tweejaarlijkse bijeenkomst van het DOB Ecology partnernetwerk (in Afrika of Zuid-Amerika);
  • Boeken tickets en hotels;
  • Aanvragen van visa;
  • Verwerking maandelijkse (credit card) declaraties t.b.v. financiële administratie;
  • Bewaken documentenbeheer DOB Ecology;
  • Ziekmeldingen;
  • Dagelijkse post en inkomende e-mails;
  • Ondersteuning Secretaris (o.a. plannen vergadering, verzenden stukken, bijhouden DOB Portal, ondersteunen crisismanagement organisatie);
  • Fungeren als aanspreekpunt automatisering (verzamelen en door geleiden storingen, bestellen apparatuur (lap tops, telefoons, etc);
  • Meedenken over verbeteringen in gebruik van kantoorautomatisering/Office 365;
  • Bestellen kantoorartikelen en visitekaartjes;
  • Ondersteuning financiële administratie;
  • Back-up front office (telefoon/receptie).

Wat neem je mee?

Een berg energie, enthousiasme en assertiviteit. Om deze functie tot een succes te maken ben je een echte allrounder. Je bent dienstverlenend ingesteld, collegiaal en een organisatietalent. Je hebt oog voor detail en bent communicatief zeer sterk: in zowel de Engelse als de Nederlandse taal. Kennis van de Spaanse taal is een pré. Je hebt een afgeronde HBO en/of WO opleiding en minimaal 4 jaar ervaring als Office Manager. Het Office pakket (o.a. Word en Excel) heeft geen geheimen voor je. Je hebt kennis van Office 365 en beheer van websites (o.a. squarespace). Je bent flexibel en 32 tot 36 uur beschikbaar.

Werken bij DOB

De verschillende stichtingen binnen DOB groep hebben een gezamenlijk backoffice. In dit ecosysteem van stichtingen ben jij de spin in het web als het gaat om allerlei praktische ondersteunende zaken. Je werkt voor 60% voor DOB Ecology en voor 40% van de tijd voor de andere stichtingen.

Over DOB Ecology

Wij zien op grote schaal ecosystemen verdwijnen en aangetast worden door menselijk handelen, met verstrekkende gevolgen voor de huidige en toekomstige generaties. Het wereldwijde verlies aan biodiversiteit leidt niet alleen tot een kwetsbare natuur, maar ondermijnt ook de mogelijkheden en het welzijn van mensen. De gevolgen van klimaatverandering versterken deze trend. Vooral mensen die in armoede leven zijn minder weerbaar. (Stille) natuurrampen kunnen werken als een versterker van bedreigingen in regio’s die gevoelig zijn voor gewapende conflicten.

De missie van DOB Ecology is om (internationale) partners en projecten te ondersteunen die bedreigde ecosystemen beschermen en herstellen en de condities creëren om lokale gemeenschappen weerbaar te maken. Wij richten onze activiteiten op natuurbehoud, natuurherstel en innovatie (kennisontwikkeling en nieuwe methoden van dataverzameling). Daartoe ondersteunt DOB Ecology in de eerste plaats lokale en regionale partners, non-governementele organisaties (NGO’s) en civil society organisations (CSO’s). We doen projecten in Afrika en Zuid Amerika en hebben een office in Nairobi.

Sector: filantropie

Wat kunnen we voor je betekenen?

Een uitdagend avontuur waar je mag meewerken aan de ontwikkeling van een betekenisvolle, innovatieve en kwalitatieve organisatie. Waar je de kans krijgt mee te denken en back office processen verder te optimaliseren.

Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, bij voorkeur ingaande per april 2021, met het uitzicht op een vast dienstverband. Je wordt ingeschaald tussen € 3.500,- en € 3.700 bruto per maand bij fulltime (36 uur) werken. Daarnaast ontvang je uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Er is voldoende ruimte voor groei, zowel persoonlijk als vakgerichte ontwikkeling.

Het team

Jouw unieke werkplek is “De Nijensteen”, een bijzondere locatie aan de IJssel. Je werkt in een gedreven, informeel en hecht team. Je werkt nauw met elkaar samen en bent op de hoogte van elkaars werkzaamheden. Je vult elkaar aan, overlegt en leert van elkaar. Dit gebeurt in openheid en transparantie. Je rapporteert aan de company secretary.

Interesse?

DOB Ecology laat zich in deze procedure bijstaan door ROMYN Recruitment. Zij zijn exclusief verantwoordelijk voor het succesvol invullen van de functie. Heb je interesse in deze functie, maak dat dan kenbaar voor 22 februari door een korte motivatie en een actueel cv te sturen naar marleen.wallerbosch@romynrecruitment.nl. Voor nadere informatie kun je bellen met Marleen Wallerbosch op 0649271220.

Recent succesvol ingevuld - Office Manager
Login
Hi There!

Heb je nog geen account?
Maak er dan direct één aan!

Schrijf je in

Romyn Recruitment gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses.